Publié par Responsable éditorial

          Actuellement le nombre de médecins ,ayant choisi la transmission des documents par messagerie sécurisée avec copieecran-2011-02-27-a-18.57.34.jpgApicrypt , augmente ....

MAIS les choix de format d'envoi des documents ne respectent pas les directives légales ....( cf  çi-dessous)

TEXTE LIBRE  ,PAS de signature ....... ( seul le document PDF respecte ces obligations)

Nous encourageons les médecins à s'INFORMER , à se  FORMER et  FORMER leurs secrétaires à l'utilisation d'outils nouveaux pour beaucoup d'entre eux et  elles ..

Responsable éditorial du Site

 


Article 45 (article R.4127-45 du code de la santé publique)
«..., le médecin doit tenir pour chaque patient une fiche d'observation qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques. Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du médecin.
Tout médecin doit, à la demande du patient ou avec son consentement, transmettre aux médecins qui participent à sa prise en charge ou à ceux qu'il entend consulter, les informations et documents utiles à la continuité des soins. Il en va de même lorsque le patient porte son choix sur un autre médecin traitant. »



il faut retenir que :

 

-Après transmission et tri, le médecin a la responsabilité de la conservation de ses dossiers médicaux

 

-Aucun texte ne fixe pour les médecins libéraux, la durée de conservation de leurs archives

 

-Pour autant qu'ils aient commencé leur activité avant le 5 mars 2002, ils restent soumis à la prescription trentenaire

 

-Si le délai de prescription a été ramené à 10 ans, le point de départ - la consolidation du dommage - fait planer une incertitude sur la durée de conservation

 

-L'alignement sur le délai de 20 ans retenu dans les établissements de santé pour la conservation des archives parait raisonnable et à recommander

 

-Qu'il s'agisse des dossiers « papiers » ou informatiques, ils doivent être conservés dans des conditions qui garantissent leur confidentialité et leur intégrité

 

-II est indispensable de signaler au conseil départemental le sort et le lieu de conservation des dossiers

 

 


III – Modalités d’archivage


Les dossiers doivent être conservés dans des conditions permettant d’assurer leur confidentialité et leur pérennité.


1 – Dossier « papier »
Unknown-2.jpegLe reliquat des dossiers après transmission et tri peut s’avérer important et constituer un encombrement pour le médecin et sa famille, notamment en cas de déménagement. Il peut être fait appel à une société privée d’archivage. Un contrat qu’il est souhaitable de communiquer au Conseil départemental devra préciser les conditions et durée de conservation et les modalités d’accès, si besoin, aux dossiers archivés. Il est utile d’indiquer dans le contrat que si le médecin n’est plus en mesure de donner les directives nécessaires à la société d’archivage, il sera fait appel à un membre du Conseil départemental.


2 – Dossier informatique
 .........
Unknown-copie-1.jpegL’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document. »
Cette notion de fidélité et de durabilité a été traduite par le critère fonctionnel global « d’intégrité ».


L’intégrité d’un document numérique peut être assurée, en pratique, par différents moyens techniques :


􏰀 copie fidèle

Elle doit visuellement se présenter comme l’original avec les indications du papier à en-tête et
la signature de l’expéditeur.
Il convient d’opter pour des systèmes de stockage optique, horodaté, non réinscriptibles (Worm) ou disques magnétiques, rendus non réinscriptibles à l’aide d’un logiciel.


􏰀 copie horodatée :

le document n’a de valeur que si la preuve est apportée qu’il a été créé et stocké sous forme numérique au jour de son établissement .
􏰀 copie durable

Les documents doivent rester lisibles très longtemps.

......


Lien   http://www.conseil-national.medecin.fr/article/dossiers-medicaux-conservation-et-archivage-98

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