Échanges de données médicales :règles d'élaboration des courriers et de transmission des données

1 Janvier 2007

Document destiné aux professionnels de santé et à leur secrétariat

Échanges de données médicales
règles d'élaboration des courriers et de transmission des données

A la suite du séminaire des 12-13 mai 2006 sur les « Échanges de données médicales »ayant regroupé des médecins généralistes et spécialistes , deux actions sont envisagées auprés des professionnels de santé :

Dans l’objectif d’améliorer les échanges d’informations selon la législation en vigueur afin d’améliorer le service rendu au patient

1/ information sur les règles d’élaboration des courriers entre professionnels de santé
2/ information et incitation à échanger les informations médicales de manière cryptée

1/ REGLES D’ELABORATION DES COURRIERS :

Suite à l’analyse ,par les médecins présents au séminaire, de différents courriers reçus , les obstacles au scannage et traitement par reconnaissance de caractères sont les suivants :

EVITER

-les cadres
    -la disposition en colonnes
    -les logos
    -de signer sur votre nom ou autre texte
    -d’entourer , d’annoter les courriers de manière manuscrite
    -de surligner
    -de plier les documents plus d'une fois
    -d’utiliser des « polices « fantaisistes
    -d’utiliser de la couleur

PREFERER

-des documents sans marge latérale
-plier le courrier qu'une seule fois, sans appui

NE PAS OUBLIER

-de changer les cartouches d’encre quand l’impression devient de mauvaise qualité

2/ REGLES DE TRANSMISSION DES DONNÉES

En respectant la législation en vigueur , votre responsabilité est engagée lors d’envoi de renseignements médicaux à un tiers :

-tout document –concernant des renseignements concernant un patient - doit être CRYPTÉ de manière efficace

EVITER

-les envois par fax non crypté
-les envois par courriel non crypté

PREFERER

-le téléphone pour les transmissions « urgentes »
-les envois par courriel crypté ( ne présentant aucune difficulté car intégrables dans une partie des logiciels médicaux et la plupart des logiciels de messagerie : outlook – entourage - mail- eudora - apimail
ceci est valable pour toute trasmission de document : courrier , biologie , images , son..

Les Laboratoires d’analyses Médicales de la région ( BIODIN) utilisent le cryptage pour les envois des résultats biologiques depuis plus d’un an - avec APICRYPT ; solution très peu onéreuse et très efficace

Pour tout renseignements complémentaires :
contacter Docteur Gérard HAMONIC et Docteur Carlos GONZALEZ - responsable BIODIN

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Miision 2006-2007 URM BRETAGNE
L'annuaire des professionnels de santé libéraux

-    Chef de projet : Dr MOHTADI
-    Partenaires : GIP — CPS, SIB, URCAM, ARH
-    Proposer aux médecins une solution pour échanger de manière simple et sécurisée des informations médicales par mail.